Проведение конференции, презентации, бизнес-встречи – серьезное испытание для компании. В этом деле не бывает неважных деталей. Любая неучтенная мелочь грозит обернуться катастрофой. Продумать нужно абсолютно все – от локации до полиграфии, от карты рассадки до оформления фотозон.
Что нужно учесть, как организовать? Рассказываем в этой статье.
Концепция – на первом месте
Оформление мероприятий всегда начинается с дизайна. Он создается с учетом концепции. На этапе первичной подготовки обозначьте цель мероприятия.
Играют роль количество приглашенных, формат, общая идея встречи. При проведении неформальных бизнес-встреч для налаживания коммуникации и знакомства потенциальных партнеров придется уделить больше внимания кофе-брейкам, лаунж-зонам, расписанию, чтобы оставить место для свободного общения. Когда речь идет про презентации новинок или достижений, ситуация меняется. Тут важно не забыть о пресс-воле, раздаточных материалах, выставочных стендах.
Найдите локацию
Утвердили бюджет, согласовано примерное количество участников? Пора выбрать место проведения. Ищите среди:
- отелей с конференц-залами;
- пресс-центров;
- арт-пространств, хабов;
- ресторанов;
- развлекательных комплексов;
- загородных клубов.
После выбора места можно приступать к оформлению.
Профессиональный подход
Как не упустить важные детали? Доверить организацию тем, кто уже имеет солидный опыт в подобных делах. Что сделает профессионал? Расскажем на примере Divex Group, компании, что оформляет масштабные знаковые события Москвы и Питера.
Итак, среди востребованных услуг:
- разработка дизайна и фирменного стиля события;
- оформление зала для конференции;
- брендирование помещения;
- создание реквизита – баннеров, объемных букв, логотипов, вывесок;
- застройка стендов для экспозиции или тестирования продукции;
- разработка пресс-вола, фотозоны.
Удобно, что для тех, кто выбирает комплексную услугу, в подарок предлагают 3D-визуализацию будущего пространства.
Правила выбора подрядчика
Экономьте, выбирая компанию с собственными производственными мощностями. Тогда не придется переплачивать посредникам. Можно не бояться срыва сроков, когда подписан договор, все условия оговорены юридически.
Составление сметы – важный этап. Узнайте, каким образом можно корректировать сумму. Уточните гарантии, узнайте, сможете ли увидеть макеты до производства.
И помните: то, как будет оформлен ивент, сильно повлияет на статус. Это не корпоратив или вечеринка, а солидное мероприятие, где встретятся представители бизнеса, власти, медиа, общественности. Клиенты и потенциальные партнеры оценят и сформируют свои представления, исходя из наличия или отсутствия единого стиля, удобства и функциональности рабочего пространства.
Не забывайте, что профессионалы ориентируются в деловом этикете и негласных правилах и традициях делового мира. Они помогут избежать конфузов, сделав все безупречно.
